Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

Как быстро и легко навести порядок в своей почте Gmail

Ярлыки в Gmail — это пользовательские метки, с помощью которых вы можете распределять письма по различным категориям. При этом ярлыков у письма, в отличие от папок, может быть несколько, то есть письмо может одновременно находиться в нескольких категориях.

Одна из причин постепенного переполнения папки входящих писем заключается в том, что многие пользователи используют её для хранения всей корреспонденции, которая сваливается к ним в почтовый ящик. При этом разбор почты начинается с самых новых писем, так что те сообщения, которые лежат на дне вашего ящика, могут так никогда и не попасть вам на глаза.

Система ярлыков, которую я использую, позволяет производить обработку писем не по времени их поступления, а по важности. Вы сможете легко рассортировать все письма по категориям предполагаемых действий и уделять своё время действительно важным вещам, а не рекламному мусору. Для этого вам понадобится создать всего пять новых меток.

  • «!Срочно!». В эту категорию попадают письма, которые требуют срочного действия. Этот ярлык требует внимания в первую очередь, так как отмеченные им письма должны быть обработаны незамедлительно.
  • «Запланировано». Отмечайте этим ярлыком те письма, которые требуют от вас действия в обозримом будущем и имеют конкретную дату. Например, напоминание о скорой оплате хостинга или уведомление о будущей встрече.
  • «Ответить». Эта категория соберёт все письма, на которые вы хотите ответить, но срок вашего ответа не определён. Очевидно, что обработка этой почты будет выполняться по мере появления свободного времени.
  • «Ожидающие». Иногда бывают ситуации, когда какое-либо дело или проект, который вы обсуждали в почтовой переписке, что называется, завис. То есть вы сделали на своей стороне всё, что от вас зависит, а теперь просто ожидаете ответной реакции или следующего распоряжения. Такие письма, которые не требуют от вас в данный момент никакого активного участия, но по-прежнему важны, отмечаем этим ярлыком.
  • «Сделано». Это метка для выполненных дел и решённых вопросов. В принципе, можно было бы сразу архивировать такую переписку, но лучше всё же временно складывать в отдельную папочку. Это позволит вам потешить своё самолюбие в конце рабочей недели, а также послужит материалом для анализа вашей продуктивности.

Таким образом, первичный разбор корреспонденции в Gmail сводится к быстрому просмотру заголовков или содержания и распределения всех писем по категориям. Это займёт у вас на порядок меньше времени, чем при последовательной обработке каждого письма, так что совсем скоро ваша папка «Входящие» совсем опустеет.

Как только это произойдёт, вы можете перейти к папке «!Срочно!» и заняться теми письмами, которые действительно являются самыми важными. Когда управились с этой первоочередной категорией, то переходим в категорию запланированных ранее задач и выполняем те, срок которых истекает.

Если после этого у вас ещё осталось время, то открываем папку с второстепенными письмами, ожидающими ответа. Этот процесс уже не требует, как правило, больших усилий и особого внимания, поэтому может быть выполнен в конце рабочего дня.

Ну а на письма с ярлыком «Сделано» можно полюбоваться раз в неделю при подведении итогов.

Таким образом, с помощью этих простых действий вы сможете всегда уделять достаточно внимания важным вещам и не тратить его на пустую переписку. Ваш почтовый ящик будет всегда пуст, а вы больше никогда не потеряете ни одного письма в хаосе и беспорядке тысяч непросмотренных писем.

А вы используете для сортировки почты какие-либо метки Gmail?

Источник: https://lifehacker.ru/kak-navesti-poryadok-v-gmail/

Как настроить IMAP-доступ к Gmail в сторонних почтовых клиентах

Вы можете работать с почтой Gmail в сторонних почтовых клиентах, например Microsoft Outlook или Apple Mail. Для этого нужно включить IMAP-доступ и настроить параметры SMTP. С IMAP-доступом получать письма Gmail можно на нескольких устройствах сразу; сообщения при этом будут синхронизироваться в реальном времени. Для работы с почтой также можно использовать протокол POP.

Примечание. Чтобы не потерять доступ к собственному аккаунту, убедитесь, что не превышаете лимиты по трафику для протокола IMAP: не более 2500 МБ в день на скачивание и не более 500 МБ в день на загрузку. Если вам нужно настроить IMAP-доступ к одному аккаунту на нескольких компьютерах, делайте перерывы после настройки на каждом устройстве.

Как настроить IMAP

Шаг 1. Включите IMAP-доступ

  1. Откройте Gmail на компьютере.
  2. В правом верхнем углу нажмите на значок .
  3. Нажмите Настройки.
  4. Откройте вкладку Пересылка и POP/IMAP.
  5. В разделе «Доступ по протоколу IMAP» выберите Включить IMAP.
  6. Нажмите Сохранить.

Шаг 2. Измените SMTP и другие параметры в клиенте

Укажите в своем клиенте данные из этой таблицы. Дополнительную справочную информацию о параметрах IMAP для вашего клиента ищите в Интернете.

Сервер входящей почты (IMAP) imap.gmail.comТребуется SSL: даПорт: 993
Сервер исходящей почты (SMTP) smtp.gmail.comТребуется SSL: даТребуется TLS: да (при наличии)Требуется аутентификация: даПорт для SSL: 465Порт для TLS/STARTTLS: 587
Полное или отображаемое имя Ваше имя
Учетная запись, имя пользователя или адрес электронной почты Ваш адрес электронной почты полностью
Пароль Ваш пароль Gmail

Устранение неполадок

Если вам не удается войти в свой клиент электронной почты, вы можете видеть такие ошибки:

  • «Приложение не принимает имя пользователя или пароль».
  • «Недействительные учетные данные».
  • Постоянно появляется запрос имени пользователя и пароля.

Шаг 1. Проверьте пароль

Если возникают перечисленные проблемы, убедитесь, что вводите верный пароль.

Шаг 2. Попробуйте устранить неполадки

  • Обновите свой клиент до последней версии.
  • Воспользуйтесь паролем приложения. Если вы используете двухэтапную аутентификацию, введите пароль приложения.
  • Разрешите небезопасные приложения. Если вы используете двухэтапную аутентификацию, возможно, необходимо разрешить небезопасным приложениям доступ к аккаунту.
  • Если вы недавно изменили пароль Gmail, возможно, потребуется повторно ввести данные аккаунта Gmail либо заново настроить аккаунт Gmail в стороннем клиенте.

Источник: https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=ru

Как навести порядок в папке «Входящие» в Gmail

Так много писем и так мало времени. Если это про вас, то самое время навести порядок со входящей корреспонденцией и воспользоваться рекомендациями «Компьютерной грамоты».

Зачастую бывает непросто найти важное письмо среди множества входящих. Но покопавшись в настройках почтового ящика, можно навести порядок и заметно упростить себе жизнь.

Выберите стиль

Gmail предлагает различные варианты отображения входящих писем и каждый из них можно настраивать. Хотите ли вы видеть сначала наиболее важные сообщения, либо же те, что пока не прочитаны, всё это удобно регулируется. Идем в «Настройки» и выбираем вкладку «Папка Входящие».

Первым делом обращаем внимание на начальный пункт – «Тип папки Входящие». Значение «По умолчанию» означает разбиение на несколько категорий, что само по себе может быть очень удобным, особенно если использовать все предложенные варианты. Однако здесь же можно выбрать значения «Сначала важные», «Сначала непрочитанные», «Сначала помеченные» или «Приоритетные».

Опция «Сначала важные» – это оптимальное решение, чтобы наиболее актуальные сообщения всегда были под рукой. Данный вариант создает две секции писем: одна для важных сообщений, которые отображаются сверху, а ниже – всё остальное. При этом для каждого из этих разделов можно вручную настроить количество отображаемых писем от пяти до 50-ти.

Варианты «Сначала непрочитанные» и «Сначала помеченные» работают похожим образом с разбиением папки «Входящие» на две настраиваемые секции.

Укажите приоритеты

Gmail позволяет с легкость делать сортировку по приоритету. Один раз произведя настройку, в дальнейшем входящие сообщения будут сортироваться и помечаться соответствующим образом.

В той же области настроек для выпадающего списка «Тип папки Входящие» выбираем значение «Приоритетные». Нам предлагается разбиение писем на четыре категории, первая из которых «Важные и непрочитанные», следом «Помеченные», а затем все остальное, что можно также дополнительно настроить (третий пункт «Пусто» при желании можно заполнить одним из предлагаемых вариантов по кнопке «Добавить»).

Читайте также:  Как купить б/у ipad (с рук) и не иметь после этого проблем - все про apple устройства

Если вы хотите, чтобы сначала отображались непрочитанные сообщения, а уже потом шел блок с важными, всё это легко настроить. Кроме того, сюда вы можете добавить секцию на основе создаваемых ярлыков, которые прячутся под опцией «Другие разделы». Таким образом можно удобно выстроить приоритет для отображения писем в четыре блока.

Маркеры важности

Секция «Маркеры важности» на той же вкладке настроек «Папка Входящие» поможет определить какие письма отмечать как важные. Если вы используете варианты отображения «Приоритетные» или «Сначала важные», убедитесь, что соответствующие значения для пометки важности у вас активированы.

Gmail анализирует ваши входящие письма и самостоятельно помечает их как важные. Данное действие зависит от вашей активность в отношении похожих писем, а также учитывает наличие схожих ключевых слов в письмах, на которые вы обращаете больше внимания. Если вы не хотите, чтобы почтовый сервис самостоятельно определял уровень важности, то просто отключите данный функционал.

Управляйте ярлыками

Использование ярлыков Gmail – это ключ к организации входящей корреспонденции. Если вы присваиваете ярлыки, то ваши сообщения автоматически получают теги и помечаются цветными надписями. Это облегчает поиск их в общей папке с письмами, а также группирует их в отдельные директории для удобства выборки.

Когда вы создаете новый ярлык через «Настройки» и вкладку «Ярлыки», в списке папок Gmail справа добавляется папка с аналогичным названием. Здесь будет храниться всё то, что вы пометите соответствующим ярлыком. Есть также возможность создавать вложенные поддиректории, что в некоторых случаях бывает крайне удобно.

В настройках управления ярлыками вы можете создавать, редактировать, публиковать и скрывать, а также удалять ярлыки. Добавлять ярлыки можно как к каждому конкретному письму, когда оно открыто (по кнопке «Ярлыки»), либо выделяя несколько писем за раз в папке «Входящие» и используя ту же кнопку сверху.

Используйте фильтры

Вкладка настроек «Фильтры и заблокированные адреса» может серьезно упросить вам задачу по сортировке. То, что часто делается вручную, здесь можно настроить при помощи правил, назначая таким образом ярлыки под конкретные условия (отправителей, темы письма или по словам в содержимом), помечать важным или прочитанным, а то и вовсе сразу удалять или архивировать.

Создавайте, редактируйте и удаляйте фильтры через настройки, когда вам это необходимо. Кроме того, находясь в конкретном письме, воспользуйтесь кнопкой «Ещё» и пунктом «Фильтровать похожие письма».

Задав конкретные условия для фильтра, нажмите кнопку «Создать фильтр в соответствии с этим запросом» и далее выберите какие именно действия Gmail должен предпринять автоматически. Например, добавьте автоматическое назначения конкретного ярлыка и/или пометьте, чтобы конкретные сообщения всегда отмечались как важные.

Источник: https://pcgramota.ru/kak-navesti-poryadok-v-papke-vxodyashhie-v-gmail/

Как навести порядок в электронной почте

Как навести порядок в электронном ящике, чтобы разбор почты приносил только радость и пользу, а не раздражение от потерянного зря времени.

Я очень люблю все систематизировать, однако почту за лето запустила: мы много времени провели в сельской местности с плохим интернетом. А потом нас встречают сотни непрочитанных писем на электронном почтовом ящике.

Закончив очередной разбор почты, я решила поделиться фишками, которыми успешно пользуюсь для ускоренного просмотра всех писем, а также извлечения максимума пользы из этого источника информации.

Наверняка львиная доля писем, приходящая на ваш e-mail, — это электронные рассылки на самые разные темы. Я большой ценитель качественных рассылок, они позволяют все время получать новые идеи, чувствовать себя «в потоке» и в курсе событий по интересующим темам.

Как молодая мама, я подписана на множество из них: по развитию ребенка, по уходу за собой, доходу в сети  и так далее. Раньше я тратила кучу времени (иными днями – все часы досуга) на разбор сотен писем, и поток их был нескончаем.

Оставлять сотни писем непрочитанными – почтой пользоваться неудобно, удалять все без разбора – тоже нужно время, да и вдруг что интересное пропустишь? Я решила, что проще один раз провести хороший отсев этого информационного потока и автоматизировать его, а потом наслаждаться просмотром почты как любимой газетой по утрам.

Как быстро навести порядок в почтовом ящике?

  • Для начала я выписала направления рассылок, которые мне интересны. Ребенок и развитие, здоровое питание, бьюти-рассылки, управление личными финансами…. У каждого список интересов получится свой. Потом полезно здраво оценить, есть ли реального столько свободного времени, чтобы следить за всеми этими сферами? Скорее всего- нет, и от чего-то, не самого актуального, стоит отказаться.
  • Зайдите на сайты авторов, которых читаете регулярно, и сравните содержание их писем со статьями на сайте. Чаще всего просто шлют анонсы новых статей. Подумайте, что Вам удобнее – сохранить эти сайты в закладках браузера и добровольно просматривать обновления раз в неделю/месяц или получать письма тогда, когда задумал автор сайта. Порой интересная статья приходит так не вовремя, когда много работы и ты… идешь читать статью.
  • Настройте автоматическую сортировку писем по папкам. В почте яндекса это называется «создать правило». Вы можете создавать папки и указывать адрес или темы писем, которые нужно туда отправлять. Можно создать папки по всем пунктам списка интересов или  завести отдельные папки для каждого авторитетного для вас автора или проекта. Например, у меня есть папка «мамы-блоггеры», куда уходят все рассылки с «мамских» сайтов.
  • Чтобы быстро обрабатывать письма, полезно делать отбор по автору (эта функция есть во всех почтовиках). Не придется переключаться с темы на тему, думать, куда сохранить этот текст, если Вы последовательно проработаете корреспонденцию от каждого автора. Если накопилось много писем от одного адресата, Вы сразу увидите похожие и неактуальные (например, приглашения на состоявшееся мероприятие). И если несколько писем подряд не несло ценной информации, Вам легко будет удалить оставшиеся.
  • Волшебная кнопка «Отписаться от рассылки» существенно экономить время на разбор почты в будущем. Она есть в конце каждого приходящего к Вам по рассылке письма, может находиться о-очень внизу, но она там есть!
  • Мне очень нравится сервис Justclick, многие авторы посылают рассылки с него. В Justclick есть возможность просмотреть все рассылки, на которые Вы подписаны, и тут же отписаться от ненужных. Периодически этот список полезно чистить.

Что обычно заставляет меня отписаться от рассылки?

  • Если через раз в письмах идет реклама и приглашения «посетить очень интересный ресурс», не относящийся к теме рассылки или к сфере моих интересов.
  • Если рассылки приходят часто, несколько раз в неделю. Терплю такое только от любимых авторов.
  • Если уже несколько писем подряд я не находила ничего ценного для себя и не переходила по вложенным ссылкам.
  • Частенько приходят анонсы одних и тех же мероприятий в сети от разных авторов. К этому можно отнестись с пониманием: автор проекта стремится расширить свою аудиторию. Я сама пару раз участвовала в таких акциях и еще буду. Однако это должно уравновешиваться доставляемой рассылками пользой.
  • Рассылки магазинов  и сервисов — ставляю, только если планирую пользоваться их услугами и дальше.

Что, собственно, вы теряете, отписавшись от автора?

  • Да, у него есть сайт и новости можно узнавать там, но вы можете забывать это делать. Рассылка затем и ведется (в идеале), чтобы держать вас в курсе интересных вам тем.
  • Вы можете пропустить интересные предложения по разного рода «движухам», которые устраивает автор. Флешмобы, марафоны, конкурсы, мини и полноценные тренинги, платные и бесплатные. В моем проекте, например, о таких мероприятиях сообщается только через рассылку. Все скидки и онлайн-общение обычно тоже организуются через рассылку.
  • Вы можете почувствовать, что выпали из комфортной среды общения и не узнаете все в числе первых. У меня до недавнего времени карта «Детского мира» была неактивирована, рассылка и смс-оповещение не приходили, и когда на местном форуме начинали обсуждать скидки и распродажи, я чувствовала себя за бортом. Активировала. Я редко там что-то покупаю, но чувствую себя «в теме».
Читайте также:  Чем iphone 7 отличается от iphone 6s? - все про apple устройства

Что делать с оставшимися после «отсева» рассылками?

Я считаю, что самое эффективное – читать письма и тут же удалять. Поэтому судьба посланий – либо быть прочитанными и немедленно примененными на практике, если информация была актуальной и полезной, либо оказаться в корзине.

Как хранить информацию: статьи, интересные мысли, картинки, целые сайты, если Вы рассчитываете вернуться к ним в будущем? 

Я прошла все стадии «сохранения из интернета».

  • Многие начинают сохранять тексты писем или интересные статьи в документах word. Это удобно, только если Вы планируете создать архив рассылок одного автора или на одну тему. Места такой документ занимает мало,  искать его долго не надо, а вот в самом многостраничном документе ориентироваться сложновато.
  • Я пробовала сохранять страницы целиком одним файлом, в формате веб-архива — chm (не во всех браузерах это возможно). Когда таких файлов копится много (так я сохраняла статьи с одного из мамских блогов), в этом архиве неудобно ориентироваться: я не потрудилась сразу давать страницам короткие названия, отражающие суть, а «на автомате» названия получаются очень длинными.
  • Система закладок в браузере. В Гугл Хроме она даже сохраняется, если система переустанавливалась. Закладки также можно импортировать в другие браузеры.
  • Очень удобный сервис для хранения как целых страниц, так и фрагментов, заметок, отдельных картинок или даже видео —  Evernote. В сети достаточно описаний его пользы и удобства, а также руководств по эффективной работе с ним. От себя добавлю, что если Вам хочется создать собственный архив «цепляющих» заметок, которым было бы удобно пользоваться, с различными настройками поиска и возможностью сохранять в одном месте файлы разного размера и типа… и при этом не задумываясь, в какую же папочку на жестком диске это засунуть, чтобы потом не забыть – попробуйте Evernote, тем более что это бесплатно!
  • Подальше положишь – поближе возьмешь: не жалейте времени, сразу сохраняйте файл в нужное место, в ту папку, где хранится вся подобная информация, с названием, отражающим содержание. Только так Вы сможете его через какое-то время отыскать. Я иногда ленюсь рассортировывать сразу папку «Загрузки», и потом приходится 1-2 вечера выделять, чтобы рассортировать эти разнородные файлы типа book, 5sposobov, video1 или 7c25845d82d8.

Порядок на компьютере – порядок в голове!

Сколько рассылок себе оставить?

Столько, сколько вы способны читать, не оставляя семью без внимания ради почты, не копя хвостов в сотни не открытых сообщений, успевая получать удовольствие от чтения и что-то брать на карандаш.

Я оставила для себя 5 рассылок на детско-родительскую тематику и столько же — информационно-мотивационных.

Источник: http://zaitseva-toys.ru/kak-navesti-poryadok-v-elektronnoj-pochte/

10 правил, которые помогут навести порядок в электронной почте

Оглавление

Постоянно увеличивающийся объем почтовых сообщений, способен со временем превратить ваш ящик в огромное хранилище в большинстве своем бесполезных писем, в котором тонут безвозвратно нужные сообщения.

Всевозможные подписки, рассылки, почтовые уведомления, очень быстро заполняют ящик тоннами писем. Если не наводить в этом порядок, то со временем можно легко пропускать очень важное письмо.

Да и работа с таким хранилищем, малоэффективна.

Не знаю, как для вас, а для меня порядок в электронной почте означает порядок в работе и в голове. Если организация мейлов дается вам непросто, то эта статья для вас, потому что ее цель — помочь вам навести порядок в электронной почтеи поддерживать его, используя правильный подход в работе с почтой. Для этого достаточно соблюдать следующие 10 правил.

1. Работайте со всеми своими сообщениями в одном месте

Если у вас множество различных почтовых аккаунтов, ты обычная проверка почты может занять значительное время. Ведь для каждого аккаунта придется пройти процедуру аутентификации. Ввести логин и пароль. Вот и получается что кроме того, что вам нужно время на проверку почты в этих аккаунтах, вам нужно еще вводить отдельно логин и пароль для каждого из этих аккаунтов.

Хорошее решение здесь это единая точка входа для всех этих аккаунтов. Введя один раз логин и пароль в едином аккаунте, вы получаете доступ ко всем письмам из остальных аккаунтов сразу. Это означает, что вы больше не должны логиниться в множестве различных почтовых аккаунтах.

Ваша цель — просто зайти в одно место и увидеть там все свои сообщения. Для этого я рекомендую использовать gmail или почтовый клиент вроде thunderbird. Поэтому первый шаг — создать новый gmail аккаунт или загрузить thunderbird.

Новый аккаунт будет содержать все сообщения из остальных аккаунтов.

2. Переадресуйте все свои почтовые ящики на новый аккаунт

Настройте переадресацию сообщений из всех ваших e-mail адресов на новый gmail аккаунт или в thunderbird.

Таким образом, письма которые попадают в ваши аккаунты, будут перенаправляется в единый аккаунт, и вы сможете увидеть их все в одном месте. Согласитесь это намного удобнее, чем посещать все аккаунты один за другим.

Настройка переадресации писем не займет много времени, но поверьте, сделает процесс чтения писем очень удобным.

3. Удалите все сообщения старше года

В нашей жизни всё настолько стремительно меняется, что то, что было актуально еще несколько месяцев назад, сегодня просто может потерять всякий смысл. Также и с почтовыми сообщениями. Согласитесь, если письмо было отправлено вам больше года назад, то информация в нем скорее всего уже неактуальна.

Поэтому смело выделяйте такие сообщения и жмите кнопку «удалить». Сообщений в вашей электронном ящике сразу станет намного меньше. Нет смысла хранить старые письма, подписки, уаедомления, ведь почти со стопроцентной вероятностью можно утверждать, что вы никогда больше не будете открывать и читать эти письма.

Не захламляйте свой ящик, удаляйте то, что больше вам не нужно.

4. Отпишитесь от всего, что вам больше не интересно

Посещая различные сайты и блоги, мы очень часто подписываемся на обновления или новости, считая информацию на этих сайтах полезной и интересной.

Часто надеемся, что новые статьи будут нам также нтересны и впредь, и поэтому желаем получать уведомления о них на свои почтовые ящики.

Таким образом мы сами создаем огромный поток ненужных по сути сообщений, большинство из которых просто хранятся в наших почтовых ящиках оставаясь так никогда и не прочитанными.

Ведь вам постоянно приходят письма, которые вы не читаете? Если да, то стоит отписаться от подобных рассылок! Вы можете сделать это либо вручную, либо с помощью специальных сервисов.

5. Архивируйте

Это правило, пожалуй, самое важное. Очень много людей при работе с электронной почтой забывает о мегаполезной функции архивации сообщений.

Каждый раз как вам приходит новое сообщение удаляйте его сразу после прочтения, если эта информация не понадобится вам в будущем, или архивируйте сообщение, если в нем содержится важная информация (позже вы сможете его найти, воспользовавшись функцией поиска).

Читайте также:  Что такое смарт-плейлисты в itunes и как ими пользоваться на все 100% - все про apple устройстваtv

В папке «входящие» лично я оставляю только те сообщения, на которые мне нужно дать ответ и стараюсь ответить на них до конца дня.

6. Подготовьте шаблоны ответов

Шаблоны ответов это по-настоящему полезная вещь, причём экономит значительно ваше время.

Применяя такие шаблоны вы сможете не только сэкономить много времени, но и избежать грамматических ошибок, составляя ответы на однотипные письма. Шаблоны широко и активно использует те, кто активно работает с почтой.

С помощью шаблонов все ваши исходящие письма, будут выглядеть стильно и профессионально, создавая о вас хороший имидж.

Если вам часто (допустим, по работе) приходят однотипные сообщения, на которые вы обычно отвечаете почти одинаково, подготовьте шаблоны ответов на них.

Просто скопируйте текст ответа в документ word или любой другой текстовый редактор и сохраните его. Шаблоны можно хранить в «черновиках» непосредственно в вашей электронную почте.

Это сэкономит вам кучу времени, ведь в следующий раз вы сможете просто скопировать текст ответа из шаблона, и вам не придется каждый раз писать письмо сначала.

7. Создавайте папки

Какой самый лучший способ организовать множество документов? Правильно, самый лучший способ организации документов это сортировка их по папкам. Здесь можно придумать множество схем удобных именно для вас. Можно создавать папки по темам или по отправителям. Здесь уже дело вкуса.

Большинство почтовых сервисов позволяет создавать непосредственно в электронной почте папки для сортировки сообщений. Воспользуйтесь этой возможностью — создайте несколько тематических папок, например, «проект а», «отпуск», «ответить до конца недели» и т.п., и сохраните там все необходимые вам сообщения.

8. Проверяйте электронную почту в определенное время

Если вы привыкли проверять электронную почту несколько раз в час, то она может серьезно отвлекать вас от более важных дел. Чтобы этого избежать, выделяйте, скажем, по полчаса утром и вечером на работу с электронной почтой.

Таким образом, вы не будете тратить на мейлы больше времени, чем нужно.

А если вы принадлежите к тем людям, которые постоянно забывают проверить электронную почту, то привычка делать это ежедневно в одно и то же время станет для вас очень полезной.

9. Используйте автоответчик

Нет ничего хуже, чем, вернувшись из отпуска, увидеть на электронной почте сотни непрочитанных писем. Чтобы избежать этого, люди даже готовы регулярно проверять электронную почту во время отпуска. О чем они видимо не догадываются, так это о существовании специальной функции «автоответчик», которая доступна во всех популярных почтовых сервисах.

Все, что вам нужно сделать, — это написать письмо о том, что вы в отпуске и ответите на все сообщения, когда вернетесь. А теперь настройте так, чтобы это письмо посылалось автоматически в ответ на каждое новое сообщение. Таким образом, за время отпуска ваша электронная почта не выйдет из-под контроля.

10. Используйте правило 2-х минут

Воспользуйтесь советом Дэвида Алена: «Если ответ на сообщение займет у вас не больше 2-х минут, сделайте это сейчас. Не ждите!» Это по-настоящему дельный совет не откладывать на потом то, что можно сделать сразу и быстро. Возьмите за правило сразу отвечать на письма, ответ на который будет коротким и лаконичным.

В этой ситуации можно представить себя: когда вы отправляете сообщения какому-либо адресату, вы надеетесь как можно скорее получить ответ по важному вопросу. А получая быстрый ответ вы осознаете, что к вам относятся с пониманием и уважением.

Как видите, в работе с электронной почтой главное систематичность. Организуйте себя, свое время, и структуру ваших почтовых ящиков, чтобы сделать работу с почтовой перепиской наиболее эффективной и успешной.

Не пренебрегайте этими правилами, осознайте важность В наш век почтовой переписки. Достаточно выработать у себя правильные привычки и уже через несколько дней вам удастся постоянно поддерживать папку входящих сообщений на нуле.

00

Источник: http://mainview.ru/raznoe/internet/10-pravil-kotorye-pomogut-navesti-poryadok-v-elektronnoj-pochte

Пять полезных секретов почтового сервиса Gmail

Кажется, что о Gmail уже известно все, но у этого почтового сервиса есть несколько секретов. Вот пять простых советов, которые могут открыть новые возможности Gmail, пишет PCWorld.

С легкостью отпишитесь от массовой рассылки

Спам-фильтр Gmail хорош, но даже он порой не может остановить все нежелательные письма. Часть из них всё равно найдет путь в ваш почтовый ящик. К счастью, существует простой способ от них избавиться.

Достаточно вписать unsubscribe в поисковое поле Gmail. Поиск выдаст целый каскад подписок, о которых вы могли давно забыть. Чтобы отписаться от той или иной рассылки, нужно открыть сообщение и кликнуть на соответствующую ссылку Unsubscribe в его нижней части.

Получите все преимущества от использования псевдонимов

Если вы намерены продолжить подписываться на разнообразные рассылки уведомления, то можно настроить почту так, чтобы поток сообщений был организованным. В этом поможет система псевдонимов.

Следует учесть, что Gmail не поддерживает использование псевдонимов в традиционном их понимании. Но он позволяет создавать дополнительные адреса, добавляя знак «+» и псевдоним после основного логина электронной почты.

К примеру, пользователь с адресом username@gmail.com может при регистрации на том или ином сервисе указать адрес username+psevdonim@gmail.com. Здесь «username» – основной логин, а «psevdonim» – псевдоним.

Все письма, отправленные на длинный адрес username+psevdonim@gmail.com будут всё так же поступать в ящик username@gmail.com.

Но для псевдонима «psevdonim» пользователь сможет настроить индивидуальные фильтры, которые будут удалять письма или, к примеру, пересылать или помечать их особым образом.

Настроить фильтр очень просто. Для этого нужно зайти в настройки почты, выбрать вкладку «Фильтры и заблокированные адреса», нажать на ссылку «Создать новый фильтр» и в поле «Кому» указать свой адрес с учетом псевдонима (username+psevdonim@gmail.

com). Затем – подтвердить данные, нажав «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». На странице, которая откроется после этого, можно задать правила фильтрации.

К примеру, указать, чтобы письма, поступившие на адрес с псевдонимом, автоматически удалялись, пересылались или помечались.  

Перенастройте звёзды

Пользователи Gmail используют желтую звезду, чтобы пометить письма и расставить их приоритет. Это удобная функция, но проблема состоит в том, что если важных писем становится много, всего одной звезды недостаточно, чтобы навести порядок в ящике.

Но мало кто знает, что в Gmail есть целый набор пометок, которые нужно лишь активировать. Разноцветные пометки позволят навести порядок, расставив письма в папке по приоритету или тематике.

Чтобы активировать дополнительные звезды, нужно войти в настройки почтового ящика и пролистать вниз вкладку «Общие». В разделе «Звезды» достаточно перетащить интересующие значки из строки «Не используется» в строку «Используется». Также с помощью перетаскивания используемые звезды можно расставить в желаемом порядке.

Следите за активностью своего аккаунта

Чтобы убедиться, что ваш ящик не посещают посторонние, можно проверить активность своего аккаунта. Для этого, находясь в почтовом ящике, просто пролистайте страницу в самый низ, и нажмите на ссылку «Дополнительная информация» в правом нижнем углу.

Открывшаяся таблица содержит подробную информацию обо всех последних посещениях. Здесь же можно найти функцию «Выйти из всех остальных сеансов». Эта функция очень полезна, если вы воспользовались публичным компьютером и, уходя, забыли выйти из почты.

Управление неактивным аккаунтом

Вряд ли вы когда-либо перестанете использовать Gmail, но если вы все же решитесь покинуть систему, придется решить, как поступить со своими данными.

Источник: http://igate.com.ua/news/11993-pyat-poleznyh-sekretov-pochtovogo-servisa-gmail

Ссылка на основную публикацию